Ajouter des règles de messagerie Outlook

Le messagerie Outlook de Microsoft permet de créer des règles pour gérer les messages entrant automatiquement. Cette option peut, dans son travail quotidien en entreprise, permettre à tout un chacun d’être efficace avec sa messagerie au bureau Ce système peut ainsi être utilisé en dernier recours pour orienter les spams dans la corbeille, à défaut d’avoir été pris en compte en central par le serveur de mails

Voyons comment faire pour créer des règles outlook :

Tutoriel de création de règles Outlook

Dans le menu Outils / règles et alertes Cliquez sur nouvelle règle

Sélectionnez : « déplacez les messages d’une personne spécifique vers un dossier » puis cliquez sur « Suivant »

Laissez coché "de personnes ou liste de distribution" et cliquez sur « de personnes ou liste de distribution » dans la fenêtre de l’étape 2

Dans la fenêtre suivant sélectionnez l’adresse mail de la personne voulue, cliquez sur le bouton « De » pour ajoutez le nom dans lz zone de sélection et renouvelez cette dernière opération sur toutes les personnes concernées par la règle en cours.

Cliquez sur OK pour passez à l’étape suivante.

Laissez cochée la première condition puis cliquez sur le mot « spécifié » dans la fenêtre de l’étape 2.

Sélectionnez le dossier dans la fenêtre suivante et éventuellement cliquez sur nouveau pour créer un dossier.

Sauf si il existe des exceptions, passez cet écran via le bouton suivant, ou ajouter une exception.

Donnez un nom à votre règle puis cochez la case en regard de « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boite de réception »

Enfin cliquez sur Terminer et confirmer, fermer les dernières boites de dialogues.

Aussitôt la dernière fenêtre fermée, Outlook va exécuter cette règle et fera de la sorte dès qu’un mail entre dans la Boite de réception.

Gestion des règles

Le système est facile à mettre en place et permet de multiples manières d’organiser son courrier.

Les autres fonctions permettent de supprimer une règle crée, de la modifier entièrement, ou de demander l’exécution d’une règle ou d’un ensemble de règles.

Astuces : les règles peuvent être importées et exportées. Cette option est très pratique lorsque en entreprise vous devez changer de bureau, sans changer de poste de travail.

Une limite cependant puisque les messages sortant ne sont pas pris en compte par ces règles. Ce permettrait par exemple de ranger les mails envoyés dans le même répertoire que les mails reçus.

Aujourd’hui les mails envoyés sont dans le dossier « Eléments supprimés », les ranger avec le mail reçu permettrait d’avoir une gestion plus proche de la discussion, à l’instar de gmail, la messagerie google.