Etre efficace avec sa messagerie au bureau

Etre organisé dans son travail, cela commence par être organisé dans son courier mail. Il ne s’agit surtout pas de ranger ou d’imprimer un mail dès qu’il arrive, mais plutôt d’utiliser Outlook de manière sympathique.

Bien souvent, les managers se plaignent de crouler sous les messages et ce dérangement se traduit en nombre de mail on lus. D’autres fois, avant de pouvoir envoyer un message important, il faut tout d’abord supprimer d’anciens messages car la boite mail est arrivé à saturation.

Voici donc quelques astuces illustrées pour le pas subir Outlook mais le faire travailler.

La messagerie sur le serveur ou sur le client ?

Un inconvénient d’une messagerie ou les messages sont stockés sur le serveur vient du fait que le serveur n’a pas une place de stockage illimité et qu’il faut partager l’espace avec les autres collaborateurs de l’entreprise. Etant donné que les entreprises n’utilisent pas encore, et c’est tant mieux, des disques externes de grosse capacité (plus de 500 GO derrière un port USB), il faut continuer a partager les disques réseaux. Cependant les espaces disques alloués a la messagerie sont généralement plus petits que ceux des disques réseaux, sur lesquels généralement vous stockés vos documents personnels.

Cet espace là peut être utilisé pour stocker votre messagerie et ainsi avoir plus d’espace que celui alloué par les administrateurs d’Outlook.

Faire un pst

Pour ce faire, il faut mettre en place un dossier personnel et dire à Outlook que désormais c’est là qu’il doit aller déposer les nouveaux messages.

Démarrer votre client Outllok puis faites

Outils / options

Dans l’onglet messagerie, cliquez sur le bouton "Compte de messagerie"

Le système vous propose Afficher ou modifier les comptes de messagerie existant

Faites suivant

Cliquez ensuite sur le bouton "Nouveau fichier de données outlook"

Enregistrer le fichier .pst avec un nom spécifique (mes-archives.pst, par exemple) et assurez vous de bien l’enregistrer sur un espace réseau qui vous est dédié (sinon par défaut optez pour le disque C, mais il n’y a aucune sauvegarde).

Confirmer par ok

Dans la boite de dialogue : "Remettre le nouveau courrier à l’emplacement suivant" Sélectionner dossier personnel

Fermez alors les différentes boites de dialogue ouvertes, Outlook va procéder au déplacement de vos mails serveurs vers votre dossier personnel que l’on vient de créer sur le réseaux.

Votre messagerie comporte désormais deux espaces ou vous verrez des messages. La partie serveur, avec sa boite de deception, les emails envoyés ... et la partie dossier personnels avec sa boite de deception, les emails envoyés ... Dés lors qu’un mail arrive sur le serveur, outlook le prend en charge et le déplace dans votre dossier personnel. Dans ce dossier personnel vous pouvez créer des sous dossier (clic bouton droit) et y ranger vos mails selon leur sujet, l’importance que vous y accordez.

Compresser un fichier archives

En cas de besoin, il est peut-être nécessaire de réduire la taille du fichier .pst utilisé, il faut le compresser.

Pour cela suivez le menu suivant Outils / options Puis Onglet messagerie Cliquez sur le bouton "Fichiers de données" Sélectionner votre fichier de données Puis cliquez sur le bouton paramètres

Et enfin le bouton compresser.

Rester organisé avec les règles outlook

Autre point intéressant à connaître avec ce client de messagerie : c’est la possibilité de ranger automatiquement les mails reçus dans des dossiers. Les dossiers importants peuvent être ainsi mieux suivi : les mails reçus de certaines personnes seront lus car rangés dans les dossiers que vous voulez suivre. Les autres mails rangés dans des dossiers par personnes et que vous lirez une fois par semaine, ou plus.

Les mails que vous considérez comme primordiaux ne seront pas rangés automatiquement, mais manuellement par vous après traitement. Pour cela vous fixez comme règle de conserver une boite de réception vide, chaque mail non rangé correspond à une tache non terminée.

Les options de créations de règles outlook sont intuitives , vous vous laisserez guider par les options de menus.

Avec ces astuces, qui restent simples, une meilleure organisation de vos messages devrait s’en suivre. Libre a vous ensuite d’organiser vos dossiers au mieux avec ces explications sur le "comment faire".