L’intégration d’un progiciel ne se limite pas à l’installation d’un ensemble de programmes et à leurs tests, mais doit comprendre les étapes permettant de fondre le progiciel dans le S.I., autant du coté applicatif que du coté des utilisateurs.
Selon un canevas d’intégration, ces étapes pourraient être :
Phase de conception
Cette phase est en charge de la maîtrise d’ouvrage.
Analyse de l’existant
Il s’agit de réaliser une cartographie du système actuel, pour le découper en fonctionnalités afin de comprendre ce qu’il fait. Quelles sont ses entrées et sorties. De cette analyse de l’existant, il doit être possible de réaliser un découpage des nouvelles fonctionnalités en ateliers
Analyse des écarts
Dans chaque atelier précédemment défini, cette phase doit permettre en relation avec l’éditeur du progiciel de déterminer quelles sont les fonctionnalités non prises en compte, et qu’il faudrait implémenter par des nouveaux développements, nouveaux paramétrages ou nouvelles adaptations. Cette analyse est formalisée par un document : Fiche d’écart fonctionnel
Analyse des besoins
Il s’agit à partir de l’analyse des écarts de formaliser ce que doit faire le progiciel pour intégrer les fonctionnalités non prises en compte, pour fonctionner à l’identique du système actuel. De cette analyse, les cahiers des charges peuvent être conçus (livrable).
Phase de réalisation
Prise en charge par la MOE :
Développements spécifiques
Depuis les cahiers des charges, les documents de conception fonctionnelle et détaillée sont rédigés pour permettre la réalisation.
Tests unitaires
Les développements sont testés unitairement ainsi qu’en tests de chaîne.
Phase de déploiement et de tests
Mise en place du paramétrage
C’est installer le nouveau paramétrage sur le futur système
Tests fonctionnels
Réalisé par la MOA, les tests d’homologation doivent permettre de comparer le fonctionnement du progiciel avec le fonctionnement prévu dans le cahier des charges. Les tests peuvent être gérés au niveau des règles de gestion, avec ou sans automate de tests, selon une méthodologie de recette : voir Recette utilisateur un metier
Tests d’intégration
Réalisé également par la MOA, il s’agira de tester le comportement du progiciel dans le fonctionnement normal du SI, et notamment au regard des interfaces échangées entre les systèmes.
Gestion du changement
Il s’agit de communiquer avec les utilisateurs sur les changements qui vont intervenir sur leur mode de fonctionnement dans le nouveau SI.
L’idéal est d’arriver à ce que les utilisateurs s’approprient le nouvel outil.
Une bonne gestion du changement passe par une implication des utilisateurs (utilisateurs clés et ayant un rôle moteur dans le SI), dés le début, et une communication régulière par les divers moyens possibles aujourd’hui (lettre d’info, intranet ...)
Formation des utilisateurs
Le moyen, mais pas le seul, permettant d’aider les utilisateurs à passer de l’ancien système au nouveau.
L’intégration de progiciels dépend également du progiciel lui-même ; intégrer le même progiciel sur deux à trois sites permet de mettre en place une méthodologie et de capitaliser sur les connaissances liées à l’intégration du progiciel. Intégrer un autre progiciel ne peut pas par contre être réalisé en utilisant une méthodologie même éprouvée mais spécifique à un progiciel. Le consultant à l’intégration doit s’adapter au S.I., S.I. dont le progiciel fait partie intégrante.
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