La suite bureautique en ligne Google Apps

Apps est une suite logicielle proposée par Google faisant directement concurrence aux suites bureautique de Microsoft ou d’OpenOffice.

Le principe

La suite est installée en ligne sur un nom de domaine et chaque utilisateur dispose en ligne des différents éléments de la suite.

  les outils proposés pour une entreprise concerne les outils de messagerie et d’agenda, ainsi que les outils bureautique, c’est à dire documents, feuilles de calcul et présentations

La mobilité

  Le client léger : il n’est pas necessaire d’installer un quelconque logiciel sur le poste client, puisque c’est en ligne que la suite s’éxecute. Seul un navigateur internet est nécessaire, ce qui centralise à la fois la base documentaire, la maintenance de la suite bureautique et de ses outils de messagerie.

Etant en ligne, la suite bureautique peut dès lors permettre à chaque collaborateur de l’entreprise de se connecter à distance sur l’espace dédié.

L’ouverture vers le Système d’Information

  Interopérabilité avec l’organisation : un point sur lequel on peut s’interroger : quel est le niveau d’interopérabilité avec le reste du SI : tel applicatif qui dialoguait auparavant avec word ou excel et qui doit dialoguer demain avec un navigateur web ayant des propriètes autres. Il est nécessaire d’intégrer cette suite au SI en utilisant les outils que google propose au travers d’API

Avant de songer à la migration, l’entreprise doit auparavant faire une cartographie de son SI, et analyser les flux echangés entre les applications elles mêmes, avec quels formats, avec quels interfaces.

Les limites

  Les changementss induits Si la solution parait séduisante quand aux possibilités d’utilisation à distance, il n’est pas facile pour une organisation de passer d’une solution à une autre.

Passer de Microsoft à la suite logicielle Open Office (Monde du logiciel libre), nécessite un changement d’organisation ainsi qu’une reflexion sur la migration des macro excel, les templates Powerpoint et autres modèles de courrier ou lettres.

Passer de Microsoft à Google apps est une révolution d’un niveau autre avec une évolution : sur les technologies utilisées : il n’y a plus de logiciel, simplement un navigateur web,
  les mentalités : utiliser un réseau à distance, changer ses reflexes quant à l’utilisation de plusieurs applications :

  les comportements : la dépendance au poste de travail face à la mobilité sans attache à un bureau. Les entreprises sauteront elles le pas ? Quelles compétences pour accompagner le changement ?