Le Choix de la solution en gestion de projet

Plan de l’article :

La Gestion de Projets

Le Choix de la solution en gestion de projet

Mise en oeuvre de la solution en gestion de projet

Synthèse des phases d’un projet

Les facteurs clés de succès d’un projet

Choix de la solution

La première phase, choix de la solution, débute par une réflexion sur un projet, un impératif métier et se termine par l’Avant-Projet. Phase de définition préalable, elle vise à :

• structurer les premières réflexions
• clarifier l’objectif
• choisir une solution à partir des besoins des utilisateurs
• fixer le planning et le cadre budgétaire

Elle s’articule en trois étapes faisant chacune l’objet d’une validation à partir d’un document spécifique :

• Etape 1 : Etude d’opportunité
• Etape 2 : Expression des besoins
• Etape 3 : Description globale de la solution envisagée

Etude d’opportunité

• Objectif(s)
  — apprécier les fondements et le contexte du projet :
   en validant la demande des utilisateurs par rapport aux enjeux de l’entreprise (stratégiques, économiques, situation par rapport à ses concurrents,...)
   en proposant un ou plusieurs axes de solutions d’organisation qui satisfassent aux contraintes économiques, techniques,...
  — définir le périmètre du projet
  — prévoir une organisation de projet spécifique
  — esquisser un budget et un calendrier indicatif
  — coût d’investissement et de fonctionnement
  — gains
  — délais

Ces estimations sont établies à partir :
 de la connaissance de l’état de l’art (contacts avec d’autres sociétés, recherche rapide pour détecter l’existence éventuelle d’un progiciel,...)
 de bases de référence et de coûts standards. Elles doivent être rapprochées des prévisions budgétaires. Les étapes suivantes préciseront les estimations. Il est recommandé d’associer dans cette première étape les différentes unités qui seront concernées, ainsi que celui qui prendra en charge le projet. L’étude d’opportunité donne lieu à la rédaction de la note de cadrage, validée par le Comité de Pilotage du projet (et les instances décisionnelles suivant l’importance du projet).

• Livrable
  — Note de cadrage (véritable acte de naissance du projet)

Expression des besoins

• Objectifs
  — détailler les objectifs (expression des besoins)
  — identifier les utilisateurs concernés
  — décrire les fonctionnalités à couvrir
  — chiffrer les contraintes en terme de fonctionnement (volume, nombres de sites ...)
  — définir des objectifs quantifiés (sécurité, performance, fiabilité ...)

La MOA rédige à cet effet le cahier des charges fonctionnel général en concertation avec les différentes unités utilisatrices concernées. Pour mener à bien cette étape, il convient de faire participer les utilisateurs à la formalisation des fonctionnalités à livrer. Le cahier des charges fonctionnel général se caractérise par un niveau de description fonctionnelle. Les besoins ne sont pas exprimés en terme de solutions mais en terme d’attentes de la part des utilisateurs. Ce document doit être validé par le Comité de Pilotage du projet (et les instances décisionnelles suivant l’importance du projet).

• Livrable
  — cahier des charges fonctionnel général

Description globale de la solution envisagée

• Objectifs
  — décrire globalement une solution ou un choix de solutions dont sera extraite celle jugée la meilleure
  — préciser sa faisabilité et les conditions de mise en œuvre (moyens humains, techniques et financiers)
  — établir le budget
  — établir le calendrier détaillé du projet (phasage et planning)
  — définir le plan de communication

Dans le cadre d’une consultation externe, le dossier de consultation est rédigé, chacune des entités prenant à sa charge la partie qui la concerne. L’ensemble de ces informations élaborées en concertation avec toutes les entités qui travailleront à la réalisation du projet est rassemblé dans un document appelé "Avant-Projet". C’est le document de référence du projet qui est validé par le Comité de Pilotage du projet (et les instances décisionnelles suivant l’importance du projet). Pour mener à bien cette étape, il convient d’apprécier les éléments de complexité du projet (technique, relationnel, enjeux), et de tenir compte de la disponibilité des ressources. En même temps que l’Avant-Projet, la Lettre de mission est établie. La lettre de mission est le document contractuel entre le Comité de Pilotage (au minimum) et le responsable de projet. Elle décrit la mission confiée au responsable du projet, sa délégation de décision, les moyens attribués et les modalités de reporting. Elle confirme également les différentes intervenants. La Lettre de mission peut être intégrée à l’Avant-Projet.

• Livrables
  — Dossier de consultation (si consultation externe)
  — Avant projet
  — Lettre de mission