Organisation dans la mise en place du système d’information de PME

Plan de l’article
  Méthodologie et organisation pour la mise en place d’un SI
  Méthodologie de mise en place du Système d’Information
— Organisation dans la mise en place du système d’information de PME

On distingue sous cette appellation les moyens humains et les structures à mettre en œuvre.

A l’occasion de la mise en place du nouveau système d’information, il est nécessaire de constituer des structures de projet.

3.2.1. Le groupe de pilotage

Ce groupe a la responsabilité de la maîtrise du projet en terme de décisions. Ses participants se prononcent sur les choix proposés par le groupe de projet.

Le groupe de pilotage est composé :

  La direction générale de la PME (Monsieur ou Madame x ou un intervenant externe).
  La direction de projet de la PME (Monsieur ou Madame x ou un intervenant externe).
  La direction de projet du PRESTATAIRE (Monsieur ou Madame x).

Ses missions essentielles sont :

  de faire le point d’avancement sur le projet global,
  de formaliser les prévisions et la logistique envisagés pour les semaines à venir,
  de faire le point sur les recettes et validation en cours,
  d’autoriser les étapes de déploiement et les paiements associés,
  d’assurer le suivi budgétaire et financier du projet,
  de proposer les budgets complémentaires.

La fréquence des réunions est mensuelle.

3.2.2. Le groupe de projet

Ce groupe a la responsabilité de la production du projet suivant les différentes phases (étude détaillée, étude technique et mise en œuvre).

Le groupe de projet de la PME est composé :

  La direction de projet de la PME (Monsieur ou Madame x).
  Un professionnel du domaine d’activité à traiter (Monsieur ou Madame x).

Ses missions essentielles sont :

  de suivre et de contrôler les travaux du maître d’œuvre,
  établissement des spécifications fonctionnelles détaillées (mise en adéquation du progiciel et des besoins de la PME),
  réaliser les jeux d’essais,
  réalisation des tâches propres à la Maîtrise d’ouvrage (organisation, communication, documentation, formation).

La fréquence des réunions est bi-mensuelle.

3.2.3. Le secrétariat de projet

Ce secrétariat a la responsabilité de la production administrative du projet.

Le secrétariat de projet de la PME est composé :

  Un professionnel de l’administratif (Monsieur ou Madame x).

Ses missions essentielles sont :

  de produire les documents concernant le projet,
  de gérer l’administratif du projet au quotidien (rendez-vous, prises de messages).

3.3.1. Le plan d’assurance qualité

Ce document est joint au contrat établi entre la PME et le PRESTATAIRE sélectionné. Le PAQ précise le rôle des structures de projet et de chacun des intervenants, il décrit l’environnement de travail, il propose un formalisme pour le projet (modèles de documents).

Le PAQ fait généralement apparaître les points suivants :

  Présentation du projet.
  Organigramme du projet.
  Organigramme du projet.
  Organigramme de la PME.
  Organigramme du PRESTATAIRE.
  Comité de pilotage.
  Rôles, missions et responsabilités du PRESTATAIRE.
  Le Directeur de projet.
  Le Chef de projet.
  Le responsable du développement.
  Le responsable de la documentation.
  Le responsable de la formation.
  Méthode utilisée pour l’établissement des spécifications.
  Méthode utilisée pour les tests chez le PRESTATAIRE.
  Méthode de changement de version de progiciel.
  Règles concernant l’élargissement du projet.
  Modèles de documents (fiches d’anomalies).

3.3.2. Le planning du projet

La gestion de projet consiste à planifier, à organiser et à gérer des tâches et des ressources dans le but d’atteindre l’objectif fixé par la direction de la PME. Pour cette fonction, l’utilisation d’un diagramme de GANTT est particulièrement adapté, ce type d’outil permet à tout moment d’avoir une vision globale du projet et aide à répondre aux questions les plus courantes dans ce type de dossier (Qu’est-ce qui doit être fait ? Quand s’achèvera telle tâche ? Que fait tel intervenant ? Les délais initiaux seront-ils respectés ?).

Les principales fonctions de cet outil sont :
  Création de prévisions.
  Affectation de ressources.
  Ajustement des prévisions.
  Communication d’informations relatives au projet (bon de travail, état d’avancement, taux d’occupation, etc.).
  Suivi de l’avancement du projet.