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Stress au travail

jeudi 3 juillet 2008, par km

Lorsque la messagerie au travail devient un tel outil de communication qu’il génère du stress. Comment maîtriser cet outil pour conserver un espace temporel de réflexion.

Une étude récente révèle qu’une partie du stress au travail provient de l’utilisation de la messagerie.

Voyons quels éléments viennent perturber l’ambiance propre à la réflexion et comment se protéger ce cette situation de stress.

Eléments générateurs de stress

Sitot le poste de travail allumé, le système se connecte au serveur de messagerie et les premiers message de la journée arrivent.
La journée vient à peine de commencer que le plan de travail du début de la matinée est quasiment dicté par les mails nouvellement arrivés. Ces taches ainsi reçues sont souvent perçues comme plus importantes, plus urgentes que les taches que la personne avait l’intention de faire.

Tout au long de la journée, alors que la concentration est orientée pleinement à l’exécution d’une tache, à une réflexion, à une lecture approfondie, un mail, une rendez-vous risque d’arriver et surgit à l’écran, voire également de manière sonore, interrompant la tache en cours et demandant à être lue, puis traitée.
Pour prendre en compte une telle demande, il faut cesser les travaux en cours et basculer sa réflexion, son esprit à quelques chose de différent et dont l’exécution fera appel à des ressources, des comportements différents de ceux qui étaient mobilisés l’instant d’avant.

Si les mails ne sont pas traités, ils viennent d’accumuler dans la boite de réception de la messagerie avec un mélange de mails lus et traités, de mails lus mais non traités et de mails non lus mais à traiter avec des degrés d’urgence divers.

Certains mails lus envoient de surcroit un accusé de réception à l’expéditeur indiquant que le message a bien été ouvert (mais pas forcement lu ou compris)

Si l’outil parait simple d’utilisation de prime abord, il comporte en fait des particularités. Les mails reçus ne sont selon l’outil pas rangés dans la même arborescence, distinguant les mail reçus des mails envoyés, même s’ils participent à la même discussion.
Les mails peuvent contenir des pièces jointes, sous forme de documents textes, tableur ... qu’il faut éventuellement gérer en les enregistrant sur le réseau pour pouvoir les partager et les retrouver.

Selon la quantité de mails reçus dans une journée et selon la quantité de mails qui n’ont pu être traité, il y a une réflexion à mener sur l’organisation de son travail et la recherche de solution pour ne pas se laisser déborder.

L’organisation dans la gestion de ses messages

Si il est quelques chose que l’on peut faire pour travailler sereinement, c’est de ne pas subir la messagerie, en organisant ses moments de travail, sa gestion des messages.

Priorité une : si il est nécessaire de devoir travailler sur un dossier sans être dérangé par la messagerie, ni même par le téléphone il faut e déconnecter des ce outils. La messagerie peut être fermée durant 2 heures, le téléphone peut être basculé sur la boite vocale. Les deux heures ainsi passées seront réellement consacrée a ce que l’on devait faire.

Priorité deux : si la messagerie peut être ouverte toute la journée, il n’est pas nécessaire que les messages viennent perturber le travail dés lors qu’il arrivent. Ainsi, l’alerte sonore peut être désactivée, soit globalement soit les sons liés à l’évènement d’arrivée de message.
L’alerte visuelle peut également être réglée pour ne pas apparaitre du tout, ou être affichée en transparence (outlook).

Priorité trois : organiser sa messagerie.
Tous les messages ne sont pas urgents. Il y a ceux liés aux taches que l’on est en train de faire et donc avec des interlocuteurs particulier, et ceux non liés au travail en cours avec d’autres interlocuteurs. Il est possible avec
les messageries de gérer des règles et des dossiers de rangements. Par exemple, ranger les messages peu importants dans un dossier spécifique pour laisser dans la boite de réception les messages à traiter. Dés lors qu’un mail est lu, compris, traité, l’enlever de la boite de réception pour le ranger dans un dossier différent. Dans la boite de réception, il ne reste que des mails qui correspondent réellement à des taches à faire. La visibilité sur ce qui reste à faire apparait ainsi, ce qui est rassurant. Voyez comment Ajouter des règles de messagerie Outlook.

Priorité quatre : prioriser ses actions. Que doit-je faire aujourd’hui, préparer le dossier attendu par Mr Monchef ou répondre au mail de Mr Monpote qui contient une page d’humour et qui ne va prendre plus de dix seconde pour y répondre.
Faites vos choix dans vos priorités, laissez les mails funs pour la fin de journée, si vous avez du travail en cours, afin de ne pas être en situation de dialogue par mail interposés.

La messagerie est un outil qui a pris une grande place dans la palette des outils de communication d’aujourd’hui. Elle n’est cependant pas la gestionnaire des taches d’une journée de travail mais seulement le vecteur.
Toutes les fonctionnalités de cet outils ne sont pas à utiliser (alerte sonore par exemple), certaines cependant doivent être connues pour organiser sa messagerie (les règles de gestion).
Avec ces outil, comme avec les autres (téléphone, fax), il convient de conserver à l’esprit ses priorités, afin que son travail puisse avancer.




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