Fiche d’écart fonctionnel

La fiche écart fonctionnel est un document à part entière et qui a son importance dans l’évolution du système d’informations.

Cas d’emploi

Dés lors que le SI évolue avec un progiciel du marché, il convient d’analyser le SI et de la comparer à la solution envisagée. Chaque domaine fonctionnel sera étudié. Dés lors qu’un fonctionnement différent ou absent est constaté, une fiche écart est établie.

Ce document se rédige pour un domaine donné et décrit deux fonctionnements applicatifs :

Le fonctionnement actuel de l’applicatif et le fonctionnement du progiciel à mettre en place dans le S.I.

Cet écart est qualifié par rapport à son importance vis-à-vis du futur S.I. ainsi que relativement à son impact en se plaçant dans la situation où cet écart fonctionnel ne serait pas couvert et des risques qui s’en suivraient : déphasage par rapport aux aspect règlementaires, régression fonctionnelle pour les clients ...

Une solution de contournement est proposée pour permettre d’arbitrer l’écart

La fiche écart est soumise au sachant pour approbation.

Celui-ci décide si la fiche est abandonnée ou conservée.

La fiche écart validée est envoyée à l’éditeur de la solution pour un chiffrage. Au retour de celui, la fiche peut être abandonnée ou poursuivie.

Une expression de besoin est faite et pour des fiches écarts fonctionnels plus complexes, on élabore un cahier des charges.

L’éditeur délivre par la suite un document de spécification générale lequel doit être approuvé ou abandonné.

Dans les cas où la fiche d’écart fonctionnel est abandonnée, et cela peut arriver à plusieurs étapes du processus, un arbitrage est nécessaire pour décider quoi faire. Il y a plusieurs possibilités : le fonctionnement standard est peut être utilisé, ou bien il est décidé de mettre en place une solution de contournement, ou bien le développement spécifique sera implémenté plus tard, dans un second lot ou une phase ultérieure.
L’abandon de la fiche écart peut donner lieu à la rédaction d’une fiche d’impact organisationnel.

Cette fiche n’est pas un document important de part sa taille, mais son rôle est primordial pour consigner des différences de fonctionnement entre deux système.
Il doit permettre de trouver des solutions de telle sorte que la nouvelle solution ne comporte au niveau des risques que des risques connus, voire maitrisés.