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Gestion électronique de documents

dimanche 11 juin 2006, par km

GED La Gestion Electronique de Documents consiste à organiser et gérer des documents électroniques au sein d’une organisation. Cette gestion électronique se fait avec des outils
GEIDE Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise, on parlera ici de ressources. Selon la destination de la GEIDE (administrative, bureautique,documentaire, technique ), les fonctions sont différentes (classement, archivage, indexation, compilation...
document ressource gérée par la GED, le document a trois caractéristiques : présentation, structure, contenu
dématérialisation Passage du document papier au document électronique
acquisition opération de numérisation permettant de passer du document papier au document éléctronique (dématérialisation)
JPEG Acronyme de Joint Photographic Expert Group, format d’image avec compression
MPEG Acronyme de Moving Picture Expert Group, format vidéo avec compression
compression Action de réduire la taille d’un document électronique pour en faciliter son stockage ou sa transmission
EDI Acronyme de Échange de Données Informatisé - système permettant à deux organisations d’inter connecter leur système d’information en vue d’échanger des documents.
XML Acronyme de Extensible Markup Language, c’est un langage permettant de séparer la structuration d’un document de son contenu et qui offre de multiples possibilités de traitements (automatisation de tâches, édition indépendante du contenu.
ECM Acronyme de Enterprise Content Management, ou gestion de contenu d’entreprise - Technologie permettant de prendre en charge la gestion globale de tout contenu numérique d’entreprise (acquisition, gestion, diffusion)
organisation apprenante Organisation dans laquelle les membres évoluent en situation d’apprentissage continu au niveau individuel et collectif

Messages

  • J’ai entendu dire que Xamance, une société de gestion documentaire allait sortir une nouvelle version de sa Xambox. Apparemment, c’est une solution de ’’rangement vertical’’ c’est-à-dire que les documents papier s’empilent les uns après les autres. Le concept de la Xambox est simple : "ne plus ranger ses documents papier et tout retrouver en un clic".

    Dès lors qu’on souhaite conserver un document il faut simplement le déposer sur la Xambox et elle se charge du reste. Ensuite, on veut consulter une information, il suffit d’indiquer des mots clés contenus dans le document pour que celui-ci apparaisse à l’écran. La nouveauté c’est que l’on peut connaître la position physique du document par exemple : pour la facture EDF de juillet 2006 : « à 3,4 cm du fond du bac, n°23 après l’intercalaire bleu »

    Nouvelle résolution pour 2007 : ne plus rien ranger !

    • J’ai justement besoin d’une solution pour ranger tout les papiers administratifs dans mon entreprise.

      J’avoue que la solution de Xamance m’intrigue un peu, je vois pas vraiment comment ça marche en fait.

      Mais si on peux tout retrouver sans ranger...c’est plutôt interressant !

      tu pourrais me détailler un peu plus comment ça marche, s’il te plait ?

    • En fait, c’est assez simple : il y a un scanner, un ordi,un bac de papier et la xambox (boite dans laquelle le scanner est encastré et relié au bac).le scanner ressemble pas mal à une imprimante : on met le feuilles en haut et elles sortent en bas, 30 pages/min je crois.
      Alors pour le fonctionnement, tu met tes documents directement dans le scanner, qui OCRise tes docs, puis les range dans le bac.
      Après quand tu cherche un document, tu tappe simplement un mot-clé et le logiciel retrouve le doc immediatement ainsi que sa position dans le bac, donc plus besoin de ranger !

    • Bonsoir,

      je voudrais avoir les composantes d’un système de gestion de documents numérisés et me proposer des lectures complémentaires sur le sujet afin de me permettre de faire la revue de la littérature.

      THEME : Numérisation et création d’un système de gestion et d’information des dossiers du personnel

      Merci

    • Je cherchais une solution de ce type pour gagner du temps dans l’archivage de toute la paperasse que même une petite boîte comme la mienne (nous sommes 2 dans la société) est obligé de traiter et surtout pour éviter de perdre des heures à retrouver « le document » dont tu as besoin en urgence...

      J’ai franchis le pas (c’est quand même un investissement) et franchement ça me fait gagner pas mal de temps.

      En plus à l’usage, il y a tout un tas de choses que je faisais pas du type garder une copie des chèques reçus ou envoyés que je fais maintenant avec la Xambox.

      Il y a aussi une fonction pas mal qui permet de mettre une alerte datée sur un document, c’est plutôt bien pour ne pas oublier de payer la caisse de retraite ou l’URSSAF dans les temps et éviter les 10%.

      En attendant bon classement...

    • J’utilise WorkLift monopost depuis 3 ans qui fonctionne avec le meme principe de classement en vrac que la xamboxe. c’est vrai que c’est pas mal, ça m’a couté 490€ de logiciel et un scan...en ayant vu le film de xambox, le principe est plus simple mais moins précis selon moi. a comparer selon les besoins donc. la recherche uniquement "full texte" dans la solution xambox ne convient pas a mon métier.

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