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Les outils bureautiques

vendredi 21 mars 2003, par km

Outils bureautiques, Maitrise d’Excel, Word, Interface graphique : Maitriser ces outils est prépondérant, maitriser ce qui en fait leur atout est encore plus utile, dés lors qu’il y a un gain en terme de production de documents, de leur utilisation ensuite, sans négliger pour autant leur présentation.

Maitriser ces outils est prépondérant, maitriser ce qui en fait leur atout est encore plus utile, dés lors qu’il y a un gain en terme de production de documents, de leur utilisation ensuite, sans négliger pour autant leur présentation.

Description :

Les outils bureautiques tels que word, excel, access pour ne citer que les plus utilisés sont utiles alors même que l’application utilisée est du monde Unix, AS400, Mvs ou bien Internet.
Maitriser ces outils est prépondérant, maitriser ce qui en fait leur atout est encore plus utile, dés lors qu’il y a un gain en terme production de documents, de leur utilisation ensuite, sans négliger pour autant leur présentation.

Les points présentés ici concernent la récupération d’information de l’applicatif vers la bureautique, les astuces pour lier des documents entre eux en un clic de souris, les commandes ou raccourcis clavier bureautique permettant de gagner en productivité

Problématique :

Peu de directions informatiques n’ont le temps, les moyens financiers ou humains pour former leurs utilisateurs, leurs personnels aux outils bureautique.

Force est de constater que faute de formation, les utilisateurs découvrent leur PC, utilisent 10% des possibilités de leur outil, et pensent tout maitriser au premier copier/coller. Le copier coller n’est pourtant que le début de l’aventure.

Eléments :

Dossier

Sans regarder ce qui se passe au sein de PC, voici une présentation claire, utile de différents aspects qu’il est utile de connaître des outils bureautique dés lors que l’on travaille avec une application et que l’on doit faire des documents, des plans de tests, des cahiers des charges, des dossiers d’étude générale ou détaillée. Certains aspects sont inconnus d’une grande majorité d’utilisateurs, d’autres relèvent d’astuces, que certains informaticiens ne connaisent pas, et pourtant ils les cherchent.

Combien de fois voit-on des personnes qui pour se connecter à leur poste, vérifient que le curseur est sur le champs login, puis saisissent leur nom, attrapent leur souris, mettent leur souris dans le champs mot de passe, vérifient visuellement que le curseur est bien en place, saisissent alors leur mot de passe, attrappent leur souris une seconde fois, positionnent le curseur sur le bouton OK et enfin cliquent voire double cliquent. Vous êtes de ceux là, FELICITATION, ce chapitre vous intéresse.


Astuces

La touche Tab : En mode graphique, utiliser sa souris, c’est bien, c’est pratique, mais lorsqu’il faut saisir des pages de données, il faut quitter la souris, prendre le clavier et saisir un champ, reprendre la souris pour changer de champs...

Dans certains cas, il vaut mieux laisser sa souris sur son tapis et ne travailler qu’avec le clavier. Saisir une page de données devient bien plus rapide : depuis le premier champs il suffit de faire Tabulation (la touche rectangulaire qui se trouve à gauche de la touche "A"), pour changer de champ, et passer ainsi de champ en champ. Pour remonter tous les champs du dernier au premier, ou pour revenir au champ précédent, il suffit de faire shift tabulation (la touche shift est située sur le clavier juste au dessus de la touche Ctrl de droite).

Ainsi, demain pour vous connecter, vous saisissez votre nom, puis tapez sur tabulation et saisissez votre mot de passe, ensuite faite entrée, et voila, sans souris c’est encore plus rapide, moins fatigant à la longue.

Excel Maintenant que vous utiliser le clavier, comment activer une cellule Excel sans la souris et sans écraser le contenu déjà saisi (avec la souris c’est fastidieux non) ? Hum délicat et inconnu de beaucoup. Dans excel généralement on utilise le clavier en se déplaçant avec les flèches de direction, mais lorsqu’il faut saisir une cellule, il faut cliquer dessus et se mettre à la fin du texte déjà saisi. Désormais utiliser la touche F2, vous entrerez dans la cellule avec le curseur en position fin, ce qui vous permet de rajouter du texte sans effacer le contenu.

Ensuite dans explorer (le gestionnaire de fichier), si vous devez renommer un fichier ou un répertoire, activez le avec les flèches de direction et utiliser F2, vous êtes en saisie directement, vous pouvez faire un copier coller pour récupérer le nom d’un fichier et le mettre dans un document.


Liaison de documents

Copier coller : c’est mettre le contenu d’un texte dans un autre document.
Lorsque le document d’origine évolue, votre document n’est plus à jour.
Comment faire pour lier votre document au document d’origine ?
Faites votre copier de manière classique, positionnez vous dans votre document, à l’endroit qui vous intéresse et ensuite avec le bouton droit de la souris (menu contextuel), choisissez collage spécial, une fenêtre va s’ouvrir, vous cocherez la case indiquant liaison . Et voila ! Ce collage spécial avec liaison fonctionne avec la gamme Microsoft, donc de Word à Excel à Access ...


Du HTML dans Word

Vous avez fait un document, mais celui ci fait référence à un autre document, qui plus est se trouve sur un répertoire réseau. Alors vous invitez vos lecteurs à aller dans le répertoire réseau, en indiquant le bon chemin puis le document. Il n’est pas facile de trouver la bonne formulation, de plus cette manipulation à faire peut se répéter plusieurs fois et alourdir énormément votre document avec des informations qui n’apportent rien sur le fond même.

Utiliser alors les liens hypertexte : Soit dans le menu Inserer vous choisissez Liens hypertexte, soit directement vous tapez la séquence Ctrl K, dans les deux cas une boite de dialogue s’ouvre, dans le premier champ avec le bouton parcourir vous pouvez aller chercher le document réseau en question. Une fois que vous avez validé, le document réseau est relié dans le cheminement à votre document. Pointez votre souris sur le nom du document, votre souris se transforme alors en une main pointeur, et avec un clic de souris vous ouvrez le document.

Une nouvelle barre d’outil s’affiche dans le document ouvert avec notamment les flèches droite et gauche de navigation Internet, la flèche gauche est active et vous permet de retourner dans votre document d’origine, et le document réseau est fermé. Il est tout de même pratique ensuite pour le lecteur, qui sera sans doute séduit par cette facilité.

Pour modifier le cheminement du document réseau, il faut procéder comme une création, c’est à dire faire Ctrl K lorsque votre curseur est positionné sur le nom de document réseau.


De l’applicatif vers la bureautique

Votre application est sous Unix, sous AS/400, sur un serveur Web et vous avez besoin par un grand soucis de rigueur de récupérer des informations et n’avez pas envie de les ressaisir dans word ou excel (les risques d’erreurs de saisie sont trop importants).
Il est une solution qui consiste à utiliser les possibilités de votre émulateur ou d’un éditeur de texte pour prendre des informations serveur.
Quelque soit l’outil à partir duquel vous intervenez, vous allez utiliser les possibilités FTP de l’outil. Ainsi il vous est possible de transférer des fichiers sources, des fichiers de données directement depuis l’AS/400 vers excel ou word, ou d’Unix à Access etc. Il serait fastidieux de décrire tous les modes opératoires en fonction des outils, de plus ces outils étant graphique, l’interface va vous guider pas à pas. L’information principale à retenir est qu’il est effectivement possible de récupérer sous bureautique des informations serveur et ce par les possibilités FTP de différents outils PC, dont celui de votre émulateur.






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