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Méthodologie de mise en place du Système d’Information

jeudi 1er septembre 2005, par marathon

Plan de l’article
- Méthodologie et organisation pour la mise en place d’un SI
— Méthodologie de mise en place du Système d’Information
- Organisation dans la mise en place du système d’information de PME

2. La démarche proposée


2.1. Introduction

La démarche est constituée par la séquence des tâches mises en œuvre pour la construction du système d’information.

Ce chapitre distingue trois grandes périodes, la conception, la réalisation et la maintenance du système.

La période de conception se décompose en deux étapes : l’étude préalable et l’étude détaillée. La période de réalisation en trois étapes : l’étude technique, la production du logiciel et la mise en service. Enfin la période de maintenance dans laquelle on distingue une maintenance corrective et évolutive.

Chaque période est présentée selon le schéma :
- Objectifs.
- Ressources humaines.
- Décisions à prendre.

2.2. La période de conception

2.2.1. L’étude préalable

2.2.1.1. Objectifs

L’étude préalable se décompose en deux phases principales :

- Le cahier des charges.

Cette phase assure un cadrage du projet, en précisant ce qui en fait partie et ce qui en est exclu.
L’objet du cahier des charges est de définir les points suivants :
- Présentation générale du projet (contexte, objet, périmètre, démarche, planning organisation).
- Prestations attendues (fournitures de progiciels et/ou de matériels, maîtrise d’œuvre du projet, définition des livrables).
- Spécifications fonctionnelles (définition macroscopique du futur système d’information, présentation des acteurs internes et externes, définition des grands concepts, des règles de gestion, des fonctions attendues).
- Spécifications techniques (volumétrie, contraintes d’architectures techniques, droits d’accès et confidentialité).

Cette phase produit également le cadre de réponse souhaité. Ce document décrit le plan de réponse qui devra être impérativement suivi par chaque soumissionnaire et liste les éléments que celui-ci devra fournir.
L’objet du plan de réponse est de définir les points suivants :
- Présentation du soumissionnaire (présentation, références).
- Présentation de l’offre (identification du progiciel de base, progiciels complémentaires, caractéristiques techniques, performances, organisation du projet, délais).
- Offre progicielle (fonctionnalités et coûts).
- Maintenance.
- Plan d’assurance qualité.

L’évaluation des réponses des soumissionnaires permet d’élaborer un dossier de choix à l’attention de la direction générale de la PME.
Ce document pourra comporter :
- Une présentation générale du futur système d’information en indiquant les principales novations par rapport au système actuel.
- Les conséquences sur l’organisation de l’entreprise.
- Les moyens humains et matériels à mettre en œuvre.
- Les scénarios de mise en œuvre.
- Les chiffres clés (bilan, coûts, avantages).

2.2.1.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :

- La direction de projet de la PME.

2.2.1.3. Décision

Choix du soumissionnaire par la direction générale de la PME.

2.2.2. L’étude détaillée

2.2.2.1. Objectifs

L’étude détaillée se décompose en trois phases principales :

- Installation du progiciel en environnement maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage.
- Formation de l’équipe projet de la PME au progiciel.
- Etude fonctionnelle (descriptif détaillé et complet des spécifications fonctionnelles décrites dans le cahier des charges).

L’étude fonctionnelle détaillée permet de définir les points suivants :
- Définition des caractéristiques de chaque tâche (conversationnelle, automatisée).
- Dessins d’écrans.
- Contrôles.
- Algorithmes.
- Action sur les données (création, mise à jour des valeurs).
- Messages d’erreurs.
- Dessin d’états.

Lors de l’étude fonctionnelle, l’utilisation d’un outil de maquettage constitue un moyen efficace pour réaliser rapidement les masques d’écrans.

L’étude fonctionnelle permet également d’élaborer les procédures qui concernent la période de mise en service du nouveau système d’information, et précise les conditions dans lesquelles s’effectuera le transfert.

Les livrables à produire pendant l’étude détaillée sont :
- Tableaux de bords périodiques de la maîtrise d’œuvre (pour gestion des délais).
- Comptes rendus des réunions de travail.
- Dossier d’étude fonctionnelle comprenant :

  1. Les spécifications détaillées des développements spécifiques (modules fonctionnels et interfaces).
  2. La présentation du paramétrage envisagé.

2.2.2.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :
- La direction de projet de la PME.
- L’équipe projet de la PME.
- Le secrétariat de projet de la PME.
- Le groupe projet du PRESTATAIRE.

2.2.2.3. Décision

Accord des utilisateurs sur les fonctionnalités.

2.3. La période de réalisation

2.3.1. L’étude technique

2.3.1.1. Objectifs

L’étude technique doit permettre l’implantation du progiciel sur les différents sites, compte tenu des moyens techniques utilisés.

L’étude technique se décompose en trois phases principales :

- Spécification interne du futur système d’information (schéma de la base, allocation de l’espace, les procédures de sécurité).
- Le diagramme d’enchaînement des différents traitements.
- Préparation des principes de qualification essais et recettes.

Les livrables à produire pendant l’étude technique sont :
- Tableaux de bords périodiques de la maîtrise d’œuvre (pour gestion des délais).
- Un descriptif complet de la base de données.
- Un chronogramme des traitements.
- La méthodologie retenue pour la conception des jeux d’essais et des principes de recettes.

2.3.1.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :

- La direction de projet de la PME.
- Le secrétariat de projet de la PME.
- Le groupe projet du PRESTATAIRE.

2.3.1.3. Décision

Accord des réalisateurs sur les spécifications techniques.

2.3.2. La production du logiciel

2.3.2.1. Objectifs

L’ensemble des spécifications précédentes, étude détaillée et étude technique, proposait un système d’information « papier ». Cette étape consiste à réaliser concrètement dans des langages, sur du matériel, l’ensemble de ces spécifications. A l’issue de cette étape, l’ensemble du système devra être conforme aux spécifications utilisateurs et techniques.

La production du logiciel se décompose en quatre phases principales :

- La mise en place des équipes de développement et des moyens matériels nécessaires au développement.
- L’écriture, la documentation et la qualification des codes sources.
- L’intégration du logiciel.
- La qualification du logiciel et de sa documentation, au sein du service de développement.

Il n’y a pas réellement de livrables sur cette phase, la production du logiciel étant une action interne au prestataire.
Le seul livrable à produire pendant la production du logiciel est :
- Tableaux de bords périodique de la maîtrise d’œuvre (pour gestion des délais)..

2.3.2.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants (pour le contrôle des délais) :

- La direction de projet de la PME.
- Le secrétariat de projet de la PME.
- Le groupe projet du PRESTATAIRE.

2.3.2.3. Décision

Conformité du système, cette décision implique uniquement le prestataire.

2.3.3. La mise en service

2.3.3.1. Objectifs

L’ensemble des programmes développés et testés constitue une application informatique. Sa greffe sur l’entreprise permet à cette application de devenir un système d’information.

C’est au cours de cette étape qu’a lieu la véritable naissance du futur système d’information, la responsabilité du système d’information est transférée du groupe de réalisation (maître d’œuvre) aux utilisateurs (maître d’ouvrage).

L’objectif principal de cette étape est de rendre opérationnel le système d’information. A l’issue de cette étape, les parties prenantes dans le projet peuvent se prononcer sur la recette définitive, et dissoudre la plupart des structures spécifiques ayant permis la concrétisation du projet.

La mise en service peut se découper en quatre phases principales :

- La planification de la mise en service.
Il s’agit de déterminer un scénario détaillé et réactualisé de l’ensemble des travaux nécessaires pour la mise en exploitation du nouveau système.
- Connaissance des caractéristiques du matériel.
- Spécifications détaillées des procédures transitoires.
- Documentation utilisateur.
Tous ces éléments permettent de produire un planning actualisé pour :
- La mise en place des moyens techniques.
- La mise en place de la nouvelle organisation.
- La mise en place des ressources humaines.

- La mise en place des ressources.

  1. Mise en place des moyens techniques.
    - Le matériel informatique.
    - Le logiciel.
    - Les aménagements.
  2. Finalisation des jeux d’essais (travail commencé à la fin de l’étude technique).
  3. Tests d’intégration. Ce point permet de mesurer la conformité de l’application fournie avec les besoins fonctionnels et techniques exprimés par la PME. En cas de dysfonctionnement, la mise en service est stoppée, elle reprendra dès la mise en conformité du système d’information.
  4. Finalisation de la documentation utilisateur.
  5. Mise en place de la nouvelle organisation.
    - Les nouveaux postes ou les modifications de postes.
    - Les procédures transitoires.
  6. Mise en place des ressources humaines.
    - Rédaction d’un guide opératoire par type de poste (consignes à respecter suivant les différents cas rencontrés).
    - Les postes transitoires (saisie des données nécessaires à l’initialisation du nouveau système d’information).

- La préparation du lancement.

  1. Formation du personnel, cette tâche de formation peut s’étaler sur une longue période, elle a pu commencer dès la fin de l’étude détaillée.
    - Le calendrier des sessions.
    - Le contenu de la formation.
    - Les supports pédagogiques.
  2. La recette avant lancement, comme il n’est pas question de rater un lancement, il est donc nécessaire, avant le lancement effectif, de s’assurer que toutes les chances de réussir sont réunies, cette phase se compose :
    - De tests et d’une recette utilisateur visant à garantir la qualité fonctionnelle du logiciel et de sa documentation.-# L’information interne.
    - Information de l’ensemble de l’entreprise du lancement du nouveau système.
  3. L’information externe.
    - Information de l’ensemble des partenaires extérieurs à l’entreprise du lancement du nouveau système.
  4. Le plan de lancement détaillé.
    - Procédures à appliquer pendant la période transitoire.
    - Définition des moyens à mobiliser pour le lancement.

- La mise en exploitation.

  1. Le lancement effectif.
    - Analyse du fonctionnement du système.
    - Assistance aux utilisateurs.
    - Disponibilité du prestataire.
  2. Le site pilote.
    - Mise en place du nouveau système d’information sur un site pilote avant la généralisation à l’ensemble des sites.
  3. La recette définitive.
    - Généralisation de l’application à l’ensemble des sites.

Les livrables à produire pendant la mise en service sont :
- Tableaux de bords périodique de la maîtrise d’œuvre (pour gestion des délais).
- Tables de paramètres.
- Documentation utilisateur.
- Documentation technique.
- Dossier d’exploitation.
- Le dictionnaire des données.
- Un modèle entité-relation.
- Une description de la base de données.
- Documentation technique et utilisateur pour les outils de migration.
- Les supports pédagogiques pour la formation.
- Les licences d’utilisation des logiciels.
- Mise en place d’une base de données ‘école’.

2.3.3.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :

- La direction de projet de la PME.
- Le groupe de projet de la PME.
- Le secrétariat de projet de la PME.
- Le groupe projet du PRESTATAIRE.

2.3.3.3. Décision

Recette définitive, système en service, dissolution des équipes.

2.4. La maintenance

2.4.1. La maintenance corrective

2.4.1.1. Objectifs

La maintenance corrective a pour objet la correction d’anomalies de fonctionnement. On distingue deux types d’anomalies :
- L’anomalie purement technique qui concerne essentiellement le codage (erreur de programme non détectée lors des différentes phases).
- Le non-respect des spécifications utilisateurs (application d’une règle de gestion particulière, exemple : calcul TVA, un o/oo).

2.4.1.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :

- Le service de maintenance du prestataire.
- Le service à l’origine de la demande de maintenance.

2.4.2. La maintenance évolutive

2.4.2.1. Objectifs

La maintenance évolutive a pour objet l’adaptation et l’amélioration de l’application en réponse aux demandes des utilisateurs.

2.4.2.2. Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants :

- Le service de maintenance du prestataire.
- Le service à l’origine de la demande de maintenance.

Messages

  • J’ai trouvé l’article trés interessant.
    Je voulais une précision concernant les membres de l’équipe maintenance, est-elle composée des personnes appartenant à l’équipe projet dissoute ?

    • Selon l’organisation mise en place et les résultats attentus, l’équipe projet peut tout à fait être celle qui sera en charge de la maintenance.

      Dans d’autres organisations l’équipe projet ne fait que du projet et passe la main ensuite à l’équipe maintenance. Pour certains, c’est l’équipe maintenance qui est plus expérimentée que l’équipe projet, pour d’autres c’est l’inverse, l’effort en matière de retrutement sera bien évidement différent.

      Dans l’optique l’équipe projet s’occupe ensuite de la maintenance, organisation qui fonctionne également, l’impact sur le recrutement est egalement fort, puisque les ressources doivent savoir travailler sur plusieurs projets et pouvoir facilement passer du mode projet au mode maintenance. Sur un plan humain, cette organisation mixte est plus enrichissante pour les collaborateurs.

    • Salut à tous.Je suis un étudiant en informatique. j’aimerai mettre sur pied un logiciel de gestion des resultats des matchs de football et des équipes dans un championnat.J’aimerais que vous me donner les grandes parties du cahier de charges fonctionnels.c’est à dire les differentes fonctionnalités du systeme.merci bien

    • Bonjour

      Le cahier des charges peut être mis en place en ayant compris le role de ce document (voyez pour cela la Méthodologie pour cahier des charges fonctionnel.

      Quand au contenu, c’est à dire ce que votre projet doit faire, c’est à vous de le dire dans le cahier des charges notamment par les règles de gestion.

      Le nombre d’équipe est limité a nn

      Le championnat est fait avec nn journées en matchs aller / retour

      A vous de reflechir à la suite.

  • Bonjour,
    je prépare mon memoire sur la mise en place d’un système d’information, et je souhaite savoir quelle est la méthodologie à suivre depuis la création de l’equipe projet jusqu’a l’etablissement du cahier des charges

  • Le cahier des charges défini tout ce qui est nécessaire aux soumissionnaires , notamment les fonctionnalités souhaitées du futur système d’information, on peut y ajouter l’environnement technique (le matériel, puis l’organisation physique de l’entreprise), l’environnement humain (les différents services utilisateurs).

    En résumé le cahier des charges est ce que l’entreprise va demander aux prestataires, ça peut être uniquement le logiciel, mais on peut également y ajouter le matériel et la formation.

    Ci-après rappel du paragraphe 2.2.2.1

    - Le cahier des charges.

    Cette phase assure un cadrage du projet, en précisant ce qui en fait partie et ce qui en est exclu.
    L’objet du cahier des charges est de définir les points suivants :
    - Présentation générale du projet (contexte, objet, périmètre, démarche, planning organisation).
    - Prestations attendues (fournitures de progiciels et/ou de matériels, maîtrise d’œuvre du projet, définition des livrables).
    - Spécifications fonctionnelles (définition macroscopique du futur système d’information, présentation des acteurs internes et externes, définition des grands concepts, des règles de gestion, des fonctions attendues).
    - Spécifications techniques (volumétrie, contraintes d’architectures techniques, droits d’accès et confidentialité).

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