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Partage de documents et travail collaboratif via google documents

samedi 25 avril 2009, par km

Quelle organisation optimale peut on mettre en place dans le cadre du partage de documents et de travail collaboratif.

Quelle organisation optimale peut on mettre en place dans le cadre du partage de documents et de travail collaboratif.
L’envoi de fichier par mail peut être limité, l’utilisation d’extranet nécessite que cette fonctionnalité soit mise en place, les blogs internes peinent à être utilisés : le travail collaboratif a besoin que bien des barrières soient levées pour être efficient.

Il existe cependant une suite applicative en ligne permettant de lever différents verrous : c’est Google Documents.

Voyons quelles fonctionnalités sont proposées dans le cadre du partage de documents et de travail collaboratif au sein d’une organisation.

Les besoins de l’organisation

Que ce soit pour partager, durant une période donnée, des documents de travail, ou bien de mettre en place un système de travail collaboratif, l’organisation peut nécessiter de disposer d’un outil rendant sa production efficace.

Le partage de document : c’est la possibilité de lire et de modifier un document entre plusieurs personnes.
Le Travail collaboratif : c’est la possibilité de commenter et de discuter d’éléments du ou des documents afin d’arriver à une version finale.

Le principe de Google Documents

Google Documents est tout d’abord accessible depuis un simple navigateur internet, et d’un compte Google.
Contrairement a ses homologues tels que Microsoft-Office ou Open-Office, cet outil ne nécessite aucun logiciel autre qu’un navigateur web. Cela signifie qu’il est accessible depuis tous les lieux ou une connexion internet est possible et apporte ainsi une vision de la mobilité à l’organisation.
Google Doc est aussi une suite logicielle et à ce titre propose l’édition de documents texte, tableur ou présentation, mais également la compatibilité avec les outils bureautique du marché, qu’ils soient sous licence ou en open source.

L’organisation et le travail collaboratif

Google Documents distingue dans les collaborateurs ceux qui peuvent avoir un accès en lecture seule aux fichiers et ceux qui peuvent modifier ses fichiers. Il convient alors de gérer ce mode d’accès pour conserver à l’organisation son efficacité.

Nouveauté technique ou nouveau paradigme permettant de collaborer au sein d’une organisation, c’est l’utilisation qui en est faite qui donnera une indication sur l’adéquation entre des besoins (pas forcement exprimés) et un ensemble de techniques (pas forcement comprises)






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